¿Qué es un Canal Interno de Información?
El Canal Interno de Información es el medio habilitado por una organización para que las personas vinculadas a ella puedan comunicar determinadas infracciones o irregularidades conocidas en un contexto laboral o profesional.
El canal forma parte de un sistema más amplio denominado Sistema Interno de Información. Por tanto, implantarlo correctamente no consiste únicamente en instalar una plataforma o colocar un formulario en la página web.
La organización debe establecer una política interna, definir un procedimiento de gestión, designar a la persona responsable del sistema y garantizar que las comunicaciones se tramiten de manera segura, independiente y confidencial.
El canal es solo una parte del Sistema Interno de Información.
La herramienta utilizada para recibir comunicaciones debe estar acompañada de una política, un procedimiento de gestión, una persona responsable y las garantías exigidas por la normativa.
¿Qué empresas están obligadas a disponer de él?
Con carácter general, deben disponer de un Sistema Interno de Información las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
También pueden estar obligadas determinadas organizaciones, aunque tengan menos de cincuenta trabajadores, cuando desarrollen actividades sometidas a normativa sectorial específica.
Entre otros supuestos, pueden verse afectadas organizaciones relacionadas con:
- Servicios, productos y mercados financieros.
- Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
- Seguridad del transporte.
- Protección del medio ambiente.
- Otras actividades incluidas en la normativa europea aplicable.
Asimismo, los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por ellos deben disponer del sistema cuando reciban o gestionen fondos públicos.
El número de trabajadores no es el único criterio.
Antes de concluir que una empresa no está obligada, debe comprobarse si su actividad está incluida en alguno de los ámbitos sometidos a normativa sectorial específica.
¿Qué requisitos debe cumplir el sistema?
El Sistema Interno de Información debe configurarse de manera que permita recibir y gestionar comunicaciones con garantías. Entre sus elementos principales se encuentran los siguientes:
- Permitir comunicaciones escritas o verbales.
- Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de las personas afectadas.
- Evitar el acceso de personal no autorizado.
- Permitir la presentación de comunicaciones anónimas.
- Establecer un procedimiento claro para tramitar e investigar las comunicaciones.
- Designar formalmente a un Responsable del Sistema.
- Informar adecuadamente sobre el uso del canal y las vías externas disponibles.
- Cumplir las obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales.
¿Puede gestionarlo una empresa externa?
La recepción de comunicaciones y determinadas tareas de gestión pueden encomendarse a un tercero especializado. No obstante, la externalización no elimina la responsabilidad de la organización sobre el correcto funcionamiento del sistema.
El proveedor externo debe ofrecer garantías suficientes de independencia, confidencialidad, seguridad y protección de la información.
Cómo implantar un Canal Interno de Información paso a paso
Aunque cada organización requiere un análisis específico, la implantación puede organizarse mediante las siguientes fases.
Analizar si existe obligación legal.
Debe revisarse el número de trabajadores, la actividad de la empresa, su estructura y la posible aplicación de normativa sectorial.
Elegir una herramienta segura.
La plataforma debe proteger la confidencialidad, permitir un seguimiento controlado y evitar accesos no autorizados.
Designar al Responsable del Sistema.
El órgano de administración debe efectuar la designación y definir claramente sus funciones, autonomía y responsabilidades.
Aprobar la política y el procedimiento.
La organización debe documentar los principios generales del sistema y el proceso que seguirá para recibir, analizar y resolver las comunicaciones.
Adaptar la protección de datos.
Deben revisarse la información de privacidad, los registros de tratamiento, los plazos de conservación, las medidas de seguridad y los contratos aplicables.
Informar y formar a la organización.
El sistema debe ser accesible y conocido por las personas que pueden utilizarlo. También conviene formar a quienes participarán en su gestión.
Errores frecuentes al implantar el canal
Algunos sistemas parecen estar implantados porque existe una plataforma de recepción, pero presentan deficiencias importantes en su configuración o gestión.
Entre los errores más habituales se encuentran:
- Contratar una plataforma sin aprobar la documentación interna.
- No designar formalmente al Responsable del Sistema.
- Utilizar una dirección de correo electrónico compartida como único canal.
- No permitir comunicaciones anónimas.
- Facilitar acceso a personas que no participan en la gestión.
- No establecer plazos ni criterios de investigación.
- No informar a trabajadores y colaboradores sobre la existencia del sistema.
- No coordinar el canal con las obligaciones de protección de datos.
Revisa periódicamente el funcionamiento del sistema.
No basta con implantarlo una sola vez. Los cambios en la organización, en las personas responsables o en la normativa pueden hacer necesario actualizar la política, el procedimiento y la configuración técnica.